«1С:Бухгалтерия 8» поможет руководителю в худые годы поскрести по сусекам

Мы продолжаем цикл публикаций*, призванных помочь российскому бизнесу вести деятельность в условиях экономического кризиса. В предлагаемой статье В. Н. Хомичевская, независимый консультант, рассматривает несколько аспектов получения и анализа показателей «святая святых» любого бизнеса — структуры фактических затрат. Отметим, что такие данные можно получать не по плановым показателям, а именно по факту, что особенно актуально в кризисные времена.

1С Бухгалтерия 8 поможет руководителю в худые годы поскрести по сусекам

Примечание:
* Читайте также статью «1С:Бухгалтерия 8» поможет ответить на вопросы директора: кто должен, сколько должен, каков срок задолженности?»

Любого думающего руководителя кризисные времена стимулируют к более рациональному использованию ресурсов. В такие периоды не зазорно бывает, как говорится в сказке, и «по сусекам поскрести». Для руководителя таким, на первый взгляд, неожиданным, но эффективным «сусеком» может стать программа «1С:Бухгалтерия 8», изначально приобретенная исключительно для нужд главного бухгалтера и всей его команды.

Ну и чем же, спросит иной скептик, может помочь руководителю бухгалтерская программа? Многим! А именно — получением управленческой отчетности по фактическим затратам предприятия без вложения дополнительных денежных средств, всего лишь благодаря созданию некоторых согласованных настроек справочников. Не правда ли — весьма привлекательно?

Заботы руководителя в «худые» и «тучные» годы различаются

Возможно, в «спокойные» времена структура и состав затрат были не настолько важны для руководителя. Теперь ситуация изменилась. И для принятия быстрых и качественных управленческих решений в таких условиях самое время учиться использовать ресурсы программных средств, которые есть «под рукой». «1С Бухгалтерия 8» позволяет детализировать затраты и увидеть их «расшифровку», которую можно настроить под нужды конкретного предприятия с учетом вида его деятельности. Причем такую аналитику можно настроить хоть для одиночной независимой организации, хоть для холдинга.

Понятно, что в кризисные времена приходится «затягивать пояса», в том числе путем сокращения «затратных» статей бюджета предприятия. Но без их тщательного анализа вряд ли возможно принятие правильных решений. Возможно, для кого-то приоритетом станет более тщательная «проработка» материальных затрат, для кого-то — понимание путей и способов гибкой оптимизации затрат на персонал (например, не следует ли перевести на другую работу или, может быть, даже уволить непродуктивного сотрудника), кому-то важно найти ответ на вопрос, все ли услуги, относимые на себестоимость, оправданны, и т. д. Продемонстрировать возможности «1С:Бухгалтерия 8» можно на нескольких примерах.

Анализируем эффективность расходов на примере командировочных

Возьмем, например, организацию, деятельность которой заключается в оказании услуг гарантийного и послегарантийного обслуживания какого-либо фирменного оборудования иностранного производства. Очевидно, что при такой деятельности командировки сервис-инженеров будут довольно частыми, а в составе затрат такой организации будет велика доля командировочных расходов. Их, конечно, можно учитывать и в общем, так называемым «котловым методом» (что, кстати, удобнее для бухгалтерии). Однако если при этом понадобится разобраться в затратах, например, на проезд (в частности, каким транспортом — авиа, железнодорожным, автомобильным и т. д. — сотрудники добирались до мест выполнения работ и сколько средств при этом было затрачено), то для этого понадобятся данные уже не столько бухгалтерского, сколько управленческого характера. В этом случае в справочнике Статьи затрат всего лишь следует создать группу Командировочные расходы, и в ней собрать элементы, например, такого вида:

«1С:Бухгалтерия» помогает руководителю увидеть пути экономии

Исследуя этот вид «командировочных» затрат, можно оптимизировать выбор транспорта для более экономичных поездок. Для этого стоит только сделать определенную настройку одного из стандартных отчетов, например, такого вроде бы сугубо бухгалтерского отчета как Оборотно-сальдовая ведомость по счету, и сохранить ее для последующего быстрого и удобного выбора. Руководителю для оперативного анализа потребуется буквально два нажатия кнопкой мышки.

По такой же схеме можно детализировать в справочнике любые затраты — и материальные, и прочие (например, по потребляемым услугам и т.д.). Останется только выбирать нужные элементы при вводе фактических данных — и ваша «бухгалтерская» программа значительно расширит свои функции и станет оперативным помощником в решении управленческих задач.

Источник: www.buh.ru