«1С:Бухгалтерия 8» поможет ответить на вопросы директора: кто должен, сколько должен, каков срок задолженности?

Мы начинаем цикл публикаций, призванных помочь российскому бизнесу вести деятельность в условиях экономического кризиса. В таких условиях эффективное управление любой фирмой невозможно без своевременного получения оперативной информации о ее финансовом состоянии. Принято считать, что бухгалтерский учет не содержит такую информацию в необходимых управленческим структурам объемах. Развенчать этот устоявшийся миф позволяет современная система автоматизированного учета «1С:Бухгалтерия 8». Она дает пользователям возможность использовать данные бухгалтерского учета для оперативного анализа финансового состояния и деятельности фирмы. В предлагаемой статье остановимся на анализе дебиторской задолженности.

В «1С:Бухгалтерии 8» есть вся информация

Для начала рассмотрим, как руководителю получить необходимую ему информацию с помощью бухгалтерской программы «1С:Бухгалтерии 8».

Настройка интерфейса, учитывающая особенности работы с программой каждого пользователя, дает возможность включать в начале работы с системой панель функций Монитор бухгалтера с выбранным набором закладок.

Несмотря на столь «узкопрофильное» название, панель функций обладает возможностями, которые могут быть востребованы руководством фирмы. В частности, с ее помощью можно контролировать не только качество и своевременность ввода данных, но и отслеживать текущее состояние дел фирмы по основным интересующим руководителей организации направлениям:

Остаток денежных средств на счетах и в кассе организации;
Дебиторскую и кредиторскую задолженность;
Динамику этих показателей за последнюю неделю (суммарно);
Сроки платежей в бюджет.

Кроме того, целый набор стандартных отчетов позволяет получать развернутую информацию по всем аспектам финансово-хозяйственной деятельности организации, подлежащим отражению в бухгалтерском учете. Гибкая настройка каждого отчета и возможность сохранения множества видов настроек позволяет организовать любое количество оперативных отчетов за любой произвольный период не короче 1 дня.

Выявляем должников

Рассмотрим, например, такую ситуацию. 28 октября 2008 года руководитель увидел в панели функций напоминание о сроке уплаты налога на прибыль за 9 месяцев текущего налогового периода. И. уточнив у бухгалтера сумму налога к уплате, пришел к выводу, что остатка на расчетном счете для уплаты налога недостаточно. Ответ на традиционный вопрос «Прибыль есть? А где же деньги?!» руководителю следует искать в Мониторе бухгалтера в разделе Дебиторы (см. рис. 1).

Рис. 1

Анализируем динамику: дебиторка растет или падает?

Экспресс-анализ задолженности с помощью Монитора бухгалтера показывает нам, что в течение последней недели кредиторская задолженность фирмы снизилась, тогда как дебиторская осталась неизменной. При этом самым крупным должником является Магазин № 3, а наименьшая сумма долга — у ЗАО «Огородник» (см. рис. 1).

Расследование причин образования задолженности

Для получения более детальных данных можно сформировать отчеты из раздела стандартных. Например, отчет Анализ субконто по дебиторам и счетам учета дебиторской задолженности представит более полную информацию о составе и сроках возникновения задолженности (см. рис. 2).

Рис. 2

Из данных отчета, приведенного на рисунке 2, следует, что:

ЗАО «Огородник» является поставщиком товара. И причиной образования дебиторской задолженности является перечисление этому поставщику предварительной оплаты за предстоящую поставку товара.

Контрагентам-покупателям (Магазину № 3 и Магазину № 1) была произведена отгрузка товара после практически полного погашения задолженности за ранее отгруженную номенклатуру. При этом последняя отгрузка Магазину № 3 была произведена в течение октября.

Магазин № 2 в последний раз получал товар от фирмы в июне 2008 года. При этом в течение октября задолженность по оплате товара Магазином № 2 не погашалась.

Также из отчета следует, что с наибольшим финансовым риском товар отгружался Магазину № 2. Об этом свидетельствуют не столько размеры дебиторской задолженности, сколько наиболее длительные по сравнению с другими покупателями сроки ее непогашения.

Наглядная картина по «дебиторке» для руководителя

Для наибольшей наглядности данные отчета Анализ субконто можно представить не только в цифровом виде, но и в виде диаграммы (см. рис. 3).

Рис. 3

Однако руководителя, как правило, интересует не только сумма остатка дебиторской задолженности, но и дата ее образования. Благодаря возможностям программы по формированию аналитических данных и построению диаграмм при соответствующей организации учета легко выявить наиболее раннюю по срокам образования задолженность. Очевидно, что датой возникновения задолженности является дата расчетного документа. При сортировке данных диаграммы по расчетным документам и выборе типа диаграммы можно получить наглядное представление о датах и соотношении сумм дебиторской задолженности (см. рис. 4).

Рис. 4

Таким образом, с помощью «1С:Бухгалтерии 8» бухгалтер может подготовить для руководителя информацию о дебиторах.

Источник: www.buh.ru